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Pflegebedürftige benötigen ein unterschiedliches Maß an Hilfe bei den täglichen Verrichtungen. Demnach ist der Grad der Hilfsbedürftigkeit bei den verschiedenen Menschen auch unterschiedlich hoch. Diesen Grad zu ermitteln, ist Aufgabe des Medizinischen Dienstes der
Krankenversicherung (MDK). Der MDK teilt dafür jeden pflegebedürftigen Menschen individuell je nach Hilfsbedürftigkeit in drei verschiedene Pflegestufen ein. Der Umfang des Pflegebedarfs wird dann anhand bestimmter Beurteilungsrichtlinien (BRi) festgesetzt.

Der zeitliche Aufwand bei der Durchführung der Pflegeverrichtungen ist eines der wichtigsten Kriterien zur Bestimmung der Pflegestufen. Für die häufigsten Pflegeverrichtungen wurden bestimmte Zeitkorridore ermittelt, welche anschließend in die BRi aufgenommen wurden. Diese sollen für alle gleiche Maßstäbe gewährleisten. So werden beispielsweise fünf Minuten für Zähneputzen anerkannt. Um die niedrigste der Pflegestufen zu erreichen, müssen täglich 90 Minuten für den Pflegebedarf benötigt werden. Je nach Pflegestufe sind die Leistungen aus der Pflegekasse unterschiedlich hoch. Erhält Jemand keine Pflegestufe, bedeutet das nicht, dass kein Hilfsbedarf besteht. Das heißt lediglich, dass der Hilfsbedarf nicht regelmäßig ist und weniger als 90 Minuten am Tag beträgt.
Pflegekassen zahlen entweder Sachleistungen oder Pflegegeld. Das richtet sich danach, ob einem Hilfsbedürftigen professionelle oder private Hilfe (Laienpflege) geleistet wird. Mit den Sachleistungen werden Leistungen von professionellen Pflegeeinrichtungen bezahlt. Hingegen wird die Laienpflege von dem Pflegegeld finanziert. Professionelle Pflege ist viel teurer als private. Daher werden hierfür höhere Beträge gezahlt. Bezieht ein Pflegebedürftiger lediglich Pflegegeld, so muss eine professionelle Pflegekraft zweimal jährlich den Pflegenden kontrollieren und beraten.
Die Pflegestufe I ist die Stufe der erheblichen Pflegebedürftigkeit. Diese liegt vor, wenn täglich 90 Minuten für die Pflege aufgewendet werden müssen und davon mehr als 45 Minuten für zwei Verrichtungen der Grundpflege notwendig sind. Pflegebedürftige dieser Pflegestufe erhalten 105 € Pflegegeld bzw. 384 € Sachleistung. Bescheinigt der MDK die Notwendigkeit der vollstationären Pflege, so werden Pflegebedürftige auch dann in vollstationäre Pflegeeinrichtungen aufgenommen, selbst wenn ihm die Pflegestufe I nicht anerkannt wird.
Menschen mit Schwerbedürftigkeit werden in die Pflegestufe II eingeteilt. Diese Schwerbedürftigkeit liegt dann vor, wenn täglich mehr als drei Stunden für die Hilfeleistungen aufgewendet werden müssen. Auf die Grundpflege müssen davon mindestens zwei Stunden entfallen. Tätigkeiten, die die Grundpflege sicherstellen, müssen dann außerdem mindestens dreimal täglich zu verschiedenen Zeiten erfolgen. Zudem muss mehrmals pro Woche eine hauswirtschaftliche Versorgung notwendig sein. Es werden bei der Pflegestufe II 410 € Pflegegeld bzw. 921 € Sachleistung ausgezahlt.

In die Pflegestufe III werden Menschen mit Schwerstpflegebedürftigkeit eingeteilt. Dabei muss der Pflegebedürftige täglich durchschnittlich mindestens fünf Stunden Hilfe benötigen. Für die Grundpflege müssen davon mindestens vier Stunden notwendig sein. Hinzu kommt, dass der Hilfebedarf rund um die Uhr, also auch nachts besteht. Dabei reicht es allerdings nicht, wenn die Pflegemaßnahmen auf die Nachtstunden verlegt werden. Bei der Pflegestufe III gibt es eine Härtefallregelung, wenn die Hilfsbedürftigkeit deutlich größer ist und die oben genannten Bedingungen übersteigen. Dies ist der Fall, wenn z.B. nachts zwei pflegende Personen notwendig sind oder für die Hilfeleistung täglich durchschnittlich sieben Stunden, zwei davon auch nachts, aufgewendet werden müssen. Das Pflegegeld beträgt in dieser Pflegestufe 665 €. Als Sachleistung werden 1432 €, in Härtefällen sogar 1918 € ausgezahlt.